Alternance Office Manager

À propos du poste L'Office Manager est le garant du bon fonctionnement quotidien des bureaux et de la qualité de l'environnement de travail. À ce titre, il/elle assure une présence régulière sur site et coordonne l'ensemble des activités administratives, logistiques et opérationnelles nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise. Responsabilités Gestion des bureaux et services généraux Assurer une présence quotidienne dans les locaux et veiller au bon fonctionnement des bureaux. Accueil et expérience collaborateurs Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs, partenaires, fournisseurs et candidats. Garantir une expérience d'accueil professionnelle et conforme à l'image de TRACE. Être un point de contact privilégié pour les collaborateurs sur les sujets liés à la vie de bureau. Participer à l'intégration logistique des nouveaux collaborateurs (poste de travail, accès, matériel, accueil). Gestion administrative et logistique Gérer le courrier entrant et sortant, les colis, les livraisons et les services de messagerie. Assurer l'archivage et le classement des documents administratifs lorsque nécessaire. Réaliser les commandes de fournitures, consommables et équipements de bureau. Assurer le suivi des stocks et anticiper les besoins des équipes. Suivre les dépenses liées à l'office management et participer au contrôle budgétaire de son périmètre. Support à la Direction Organiser les déplacements professionnels de la Direction et des collaborateurs concernés. Assurer les réservations de transport, hébergement, visas et services associés. Coordonner certaines demandes administratives et logistiques de la Direction Générale. Assurer le suivi des prestataires et fournisseurs intervenant pour les besoins de la Direction. Événementiel interne et vie d'entreprise Organiser les événements internes, réunions, séminaires, formations et moments de convivialité. Coordonner la logistique des visites, réunions externes et événements accueillis dans les locaux. Contribuer à l'amélioration continue de l'expérience collaborateur et de la qualité de vie au travail. Gestion de projets et amélioration continue Proposer et mettre en œuvre des améliorations visant à optimiser le fonctionnement des bureaux. Participer à des projets transverses liés aux services généraux, aux RH ou aux opérations. Mettre en place et suivre les procédures administratives et logistiques nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise. Superviser la bonne tenue des espaces de travail, salles de réunion, espaces communs et zones d'accueil. Identifier et coordonner la résolution des incidents techniques, matériels ou logistiques. Superviser les prestataires de services (nettoyage, maintenance, sécurité, climatisation, fontaines à eau, copieurs, courrier, etc.). Gérer les accès aux locaux, les badges, les clés et les dispositifs de sécurité. Assurer le suivi des contrats fournisseurs et des interventions techniques. Veiller au respect des règles de sécurité, d'hygiène et des obligations réglementaires applicables aux locaux. Profil recherché Bac +2 minimum (BTS Assistant de Direction, BTS Support à l'Action Managériale, BTS Gestion de la PME, DUT/BUT Gestion Administrative et Commerciale ou équivalent). Une formation Bac +3 en gestion, administration, assistanat de direction, hospitality management ou équivalent est un plus. Rémunération : 803,00€ à 1 867,00€ par mois Avantages : Prise en charge du transport quotidien RTT Lieu du poste : En présentiel